Générer des documents avec des tableaux

Automatiser la création de vos documents complexes – qu’il s’agisse de devis, de rapports ou de contrats – est une mission essentielle pour gagner du temps et améliorer votre efficacité. Avec Coda et docMaker, cela devient accessible et rapide à mettre en place.

Dans cet article, nous allons explorer les défis de la génération documents contenant des tableaux et comment ces deux outils peuvent vous aider.

Les tableaux jouent un rôle crucial dans de nombreux documents professionnels, mais la génération de documents contenant des tableaux peut s’avérer complexe.

Voici trois points auxquels il faut faire attention :

Il faut bien choisir vos outils, et notamment celui qui vous permet de transformer vos données en documents. Ils peuvent être plus ou moins faciles à configurer, et également avoir un prix élevé dès que vous générez une grande quantité de documents.

Mes conseils :

• Choisir un outil facile à configurer, qui se base sur vos templates existants au format DOCX (Word). Car cela peut vite être fastidieux, si vous devez recontsruire tous vos templates dans un éditeur en ligne.
• Choisir un outil qui s’intègre avec votre base de données de façon “directe”, sans passer par Make ou Zapier. Cela sera d’autant plus facile à configurer, et à faire évoluer dans le temps (si vous ajoutez de nouvelles variables par exemple).
• Faire attention aux abonnements proposés et fonctionnalités incluses dans chaque tranche de prix. Car vous pouvez vite être limités en terme de nombre de templates ou possibilités d’intégrations.

Il est important de passer du temps pour templatiser vos documents. Ainsi pour chaque type de document, je vous recommande de créer un template DOCX (Word) que vous stockez sur votre Drive.

Mes conseils :

• Variabiliser un maximum d’éléments. En plus des tableaux, ne pas avoir peur d’ajouter des “conditions” sur certains blocs de votre document. Ainsi selon certains critères vous pourrez faire afficher certains paragraphes ou non. Cela vous évite de créer trop de templates, que vous devrez mettre à jour au fil du temps.
• Donner des noms de variables explicites. Que ce soit pour les variables “traditionnelles”, les variables de “boucles” (pour les tableaux), ou bien les variables de “conditions”, plus elles sont explicites et plus cela sera facile de paramétrer l’automatisation et de faire évoluer le document.

Une fois vos templates de documents créés, il est essentiel de structurer correctement vos données. Pour cela vous pouvez utiliser un outil comme Coda, qui vous permet de créer plusieurs tables liées entre elles.

Mes conseils :

• Modéliser la structures de données avant de construire vos tables sur Coda. Cela vous aidera à définir les bonnes relations entre les éléments. Par exemple, dans le cas de la génération de devis, nous avons besoin des tables suivantes :
  > Devis : avec les informations propres au devis (date d’émission, date d’échéance, titre, total HT, total TTC..)
  > Lignes de devis : avec les informations de chaque ligne du devis (quantité, prix unitaire HT, description..)
  > Clients : avec les coordonnées du client.
  
  Un devis peut contenir plusieurs lignes de devis. Un client peut recevoir 1 ou plusieurs devis.

docMaker permet d’automatiser la génération de vos documents PDF et DOCX, avec une gestion des tableaux simplifiée. Vous pouvez créer des boucles facilement directement dans votre template.

Automatiser la génération de documents avec Coda et docMaker peut vous permettre de gérer des cas complexes (tableaux, conditions..), et gagner en productivité au quotidien.

Pour une démonstration de la génération de documents contenant des tableaux, vous pouvez regarder ma vidéo explicative ci dessous.

Bonne création !